Ciekawe miejsce na event, funkcjonalna przestrzeń konferencyjna a może plener z wyjątkowym widokiem? Wpis ten poświęcamy na przybliżenie naszym zdaniem najważniejszych aspektów lokalizacji wpływających na końcowy efekt i sukces realizacji eventowej.
Przede wszystkim musimy zastanowić się o jakim evencie mówimy, możliwych realizacji czy “sztuk” jak to się zwykło mówić w świecie eventowych freaków jest naprawdę wiele, a każde wydarzenie jest inne i wymaga indywidualnego podejścia. Możemy spróbować stworzyć konferencję biznesową w przeciekającym namiocie, piknik rodzinny przy ruchliwej ulicy, albo pokaz mody przy obiekcie kultu religijnego? Możemy – oczywiście, ale czy będzie sukcesem? Niekoniecznie.
Dlatego tak ważne jest dobre dobranie lokalizacji do charakteru oraz zamierzonego efektu wydarzenia. Uważamy, że dobór lokalizacji jest kluczowym elementem wpływającym na sukces lub porażkę przedsięwzięcia.
Zacznijmy od wydarzeń plenerowych (część 1):
- koncerty,
- festiwale,
- pikniki,
- zawody sportowe,
- pokazy,
- festyny rodzinne,
- dni otwarte miast,
- otwarcia.
Dla każdego takiego wydarzenia musimy znaleźć przestrzeń, która zapewni komfort dla odwiedzających gości oraz bezpieczeństwo – to podstawa bez której nie może być mowy o sukcesie organizacyjnym . Koncerty i festiwale wymagają zazwyczaj znacznie większych ilości m2 niż np. pikniki rodzinne czy pokazy i prezentacje.
Dla koncertów i festiwali najważniejsze będzie zapewnienie dogodnej przestrzeni oddalonej od zabudowań nie tylko z uwagi na spodziewane duże ilości gości, ale również na okolicznych mieszkańców. Każde wydarzenie generujące “obfite” w dźwięki doznania jest ciekawe dla bezpośrednich słuchaczy, ale za to okoliczni mieszkańcy mogą mieć inne plany na spędzanie popołudnia :).
Drogi dojścia na wydarzenie, strefy festiwalowe, drogi ewakuacyjne.
Ważne będą również dogodne drogi dojścia lub dojazdu komunikacją własną oraz zbiorową na wydarzenie – nie ma nic gorszego nic problem ze zlokalizowaniem wydarzenia, brak możliwości zaparkowania samochodu lub ogromne kolejki przed wejściem, takie niuanse zawsze kończą się niewybrednymi komentarzami w internecie, a tego chciałby uniknąć każdy profesional oranizer! 
Drogi dojścia to jedno, ale równie, a może nawet ważniejsze, są drogi ewakuacyjne. Pomijamy fakt wymogów jakie narzuca na nas prawo, ponieważ każdy, kto bierze odpowiedzialność za gości musi MYŚLEĆ – mieć dopracowane w najdrobniejszym szczególe drogi wyjścia po zakończonym wydarzeniu, ale też drogi ewakuacji na wypadek niezbędnego błyskawicznego opuszczenia strefy. Wmyśl zasady przewiduj nieprzewidziane!
Pikniki, festyny rodzinne, dni otwarte miast.
Pikniki rodzinne, festyny, dni otwarte miast, również potrzebują dogodnego miejsca, dróg dojścia i ewakuacji. Zazwyczaj, jeśli nie wiążą się ze wspomnianymi powyżej utrudnieniami dla sąsiadujących ze strefą wydarzenia mieszańców, mogą odbywać się w centrach miast, parkach i lokalizacjach mocniej zurbanizowanych. Takie wydarzenia zazwyczaj są niebiletowane, a wejście na teren dostępne “z ulicy”, co dzięki lokalizacji w centrum miasta lub lokalizacji powszechnie dostępnej i znanej wpływa na większe dotarcie dla gości “z przypadku” a nie tylko celowych – poinformowanych za pomocą reklam, banerów, plakatów czy informacji dostępnej w szkole. Dobrze wiemy, że duża ilość gości mieszczącą się w założeniach ppoż. zawsze cieszy najbardziej, wtedy nawet pogoda staje się drugorzędną sprawą!
Pogoda, właśnie ta pogoda! Co jak będzie padało, a co jak będzie upał i pełne słońce? Czy goście w ogóle się zjawią? A może wszystkie wydarzenia organizujmy w sierpniu, przecież to statystycznie najcieplejszy miesiąc w Polsce.
-
Jak się przygotować do wydarzenia, co zapewnić sobie jako organizatorowi, a co naszym gościom?
-
Jak zacznie padać odwołujemy wydarzenie? A może czekamy na poprawę pogody?
W chwili kiedy piszemy ten wpis na bloga 12.06.2021 w Gdyni – za oknem strasznie wieje, leje deszcz a temperatura z wczorajszych blisko 30 stopni powyżej zera, oscyluje w granicach 12 stopni. Dzień na siedzenie przy komputerze i tworzenie dla Was nowego wpisu jest idealny, obok gorąca kawa, gdzieś w oddali z głośnika dobiega przyjemna muzyka, ale…
… zaraz musimy się zbierać! Za 3 godziny startujemy z przygotowaniem strefy na współorganizowanym przez nas wydarzeniu plenerowym.
I co teraz? Opcji mamy niewiele. Dlaczego niewiele?
- Po pierwsze możemy powiedzieć, że jest zła pogoda i zostajemy w biurze – zawiedziemy gości, partnerów, sponsorów, klientów i kolegów z zespołu – odpada – to jest zwyczajnie niemożliwe :), umowy podpisane, reklamy od dawna w eterze, a niektórzy z gości już w drodze.
- Po drugie możemy pojechać na miejsce pokręcić chwilę nosem, zastanowić się czy warto i podjąć decyzje – działamy lub nie. W tym wypadku wydarzenie mogłoby się nieodbyć tylko kiedy zagrożone jest bezpieczeństwo przyszłych gości lub organizatora i jego partnerów, ale obecne warunki raczej są dalekie do nawiedzających USA huraganów.
- Po trzecie możemy zwyczajnie machnąć ręką na warunki pogodowe (oczywiście kiedy warunki są lekko inne od tych oczekiwanych, kiedy jest zwyczajne bezpiecznie) i przygotować się na każdy scenariusz. I właśnie kiedy możemy zawsze wybieramy opcję 3!
Działamy! Planując wydarzenie z wyprzedzeniem możemy przewidzieć takie sytuacje i być na nie przygotowanymi.
Namioty eventowe, parasole, wykorzystanie infrastruktury na miejscu, wodoodporne wyposażenie, odpowiednie ubrania dla członków zespołu organizatora, to wszystko co możemy zapewnić – zapewniamy.
Kiedy event jest biletowany i jednak się odbywa możemy być raczej spokojni o frekwencję i sukces, inaczej jest kiedy wydarzenie jest otwarte i darmowe. Z doświadczenia wiemy, że darmowe pikniki, koncerty, spotkania przy złej pogodzie mogą zawieść w zakresie frekwencji.
Oczywiście są takie wydarzenia jak np. koncert znanej gwiazdy sponsorowany przez miasto dla swoich mieszkańców, który zapewne przyciągnie rzeszę fanów nawet w deszczu czy podczas opadów śniegu. Pytanie o sukces przyszłego eventu pojawia się kiedy wydarzenie miało być mile spędzonym czasem w gronie rodziny czy przyjaciół i do tego jest darmowe, a wiemy, że z darmowych rzeczy, które nie wymagały wcześniejszego znacznego zaangażowania łatwo się rezygnuje.
Co możemy zrobić w takiej sytuacji, jak zachęcić do odwiedzenia naszego wydarzenia podczas gorszej pogody?
- Social media – WYKORZYSTAJMY je! Do przekazania informacji dla gości są świetnym miejscem, pod warunkiem, że event miał stworzone wydarzenie na SM i kontaktowaliśmy się za jego pomocą już wcześniej.
- Niekiedy nawet przy darmowych wydarzeniach wymagana jest rejestracja np. w celu potwierdzenia pełnoletności lub organizowanego wcześniej konkursu, przy rejestracji zazwyczaj goście pozostawiają nr telefonu lub mail – Napiszmy wiadomość – DO ZOBACZENIA NA WYDARZENIU, ZAPRASZAMY!
- Jeżeli w wydarzenie zaangażowani są sponsorzy/ klienci możemy również poprosić aby na ich profilu zachęcić do odwiedzenia wydarzenia.
Ciekawe miejsca eventowe, oryginalne przestrzenie eventowe, miejsce na piknik rodzinny, strefa na prezentację, spotkanie firmowe.
Ciekawych miejsc na organizację eventu jest wiele, ale nie każde jest uniwersalne i nie każde będzie odpowiednie dla organizacji Twojego wydarzenia.
Przedstawiamy naszym zdaniem jedne z najciekawszych miejsc na organizację wydarzeń w podziale uwzględniającym charakter eventu.
- koncerty i festivale:
1. Nieczynne lub wyłączone z użytku lotniska np. Gdynia Kosakowo,
2. Niefunkcjonujące już stadiony i inne im podobne obiekty sportowe np. Warszawa Stadion Syrenki - pikniki i festyny rodzinne:
1. Miejsca oddalone od głównych ulic, ale jednak w okolicy centrum miasta, np. parki czy ogrody Jordanowskie,
2. Plaża – chodź często miasta zarządzające tą przestrzenią nie chcą jej wynajmować są też włodarze bardziej przychylni podobnym inicjatywom, jak również nie możemy zapomnieć o prywatnych właścicielach, np. www.golfbay.pl – Rewa, - pokazy i prezentacje produktów:
1. Niezawodne są zawsze nadmorskie mariny i porty śródlądowe, zapewniające wspaniałe widoki i dostarczające dodatkowych emocji,
2. Przestrzenie industrialne w pobliżu fabryk lub stoczni, zapewniające wyjątkowe otoczenie, dzięki któremu mamy gotowy motyw wydarzenia, - spotkania firmowe:
1. Tutaj możliwości mamy zawsze sporo jedną z naszych ulubionych jest przestrzeń wokół zamku Gniew, https://www.zamek-gniew.pl/hotel/plan-sytuacyjny
Oczywiście jest też cała masa przestrzeni równie ciekawych i wyjątkowych, bardziej dostępnych i oczywistych, ogranicza nas tylko nasza wyobraźnia i zazwyczaj portfel :).